Grafika ze zdjęciem Kasi Krzywickiej i napisem Kiedy iść do prawnika, gdy planujesz otworzyć sklep internetowy

Kiedy iść do prawnika, gdy planujesz otworzyć sklep internetowy

Zamierzasz założyć sklep internetowy? Zatowarowanie magazynu i przygotowanie infrastruktury to nie wszystko. Na liście niezbędnych czynności, które należy wykonać, aby sklep zaczął funkcjonować, są też te związane z kwestiami prawnymi. Jedną z podstawowych jest choćby sporządzenie odpowiedniego regulaminu. Jest niezbędny jeszcze przed tym, jak ruszy faktyczna sprzedaż, ponieważ ten dokument musi zostać zaakceptowany przez operatora płatności. A to przecież nie wszystko! Co w takim razie musisz zrobić, aby sprawnie i możliwie najdokładniej przygotować do startu swój e-commerce? I kiedy jest najlepszy moment, by iść do prawnika, gdy planujesz otworzyć sklep internetowy? Na te i inne pytania odpowiem w tym tekście. 

Dowiesz się między innymi:

Dokumentacja dla sklepu internetowego

Ogólną dokumentację w sklepie internetowym możemy podzielić na trzy obszary:

  • sprzedaż,
  • RODO,
  • działania marketingowe.

Każdy z nich wymaga pochylenia się nad konkretnymi przepisami oraz zawarcia zapisów w odpowiednich dokumentach. Pamiętaj, że niewiedza nie chroni Cię przed konsekwencjami. Jeśli chcesz działać legalnie (a przy tym bezpiecznie), musisz wiedzieć o obowiązujących przepisach. To samo dotyczy ich aktualizacji. To na Tobie, jako na właścicielu czy właścicielce sklepu internetowego, ciąży odpowiedzialność. Możesz zająć się tym osobiście, przygotowywać treści i śledzić zmiany, lub oddelegować konkretne zadania kancelarii. 

Zanim zdecydujesz, zapoznaj się ze szczegółami dotyczącymi dokumentacji niezbędnej do zaopiekowania trzech wymienionych wyżej obszarów.


SPRZEDAŻ

Sklep internetowy – od czego zacząć tworzenie regulaminu

Regulamin to jeden z filarów funkcjonowania sklepu internetowego. Czy istnieje uniwersalny szablon regulaminu? Nie, ponieważ rodzaj i zakres dokumentów, jakie należy uwzględnić przy budowaniu e-commerce, zależy od rodzaju produktów sprzedawanych w sklepie. 

Pamiętaj, że w sprzedaży przez internet istnieją ograniczenia! Nie możesz swobodnie wprowadzić do swojej oferty produktów:

  • nielegalnych, 
  • podlegających ograniczeniom wiekowym, 
  • z ograniczeniami geograficznymi, 
  • naruszających prawa autorskie i własność intelektualną, 
  • niebezpiecznych, zagrażających zdrowiu lub bezpieczeństwu.

Oprócz tego – jeśli chcesz sprzedawać niektóre kategorie produktów (jak leki, suplementy czy żywność) – również musisz spełnić odpowiednie wymagania stawiane przez ustawodawcę.

Dlatego pierwszym krokiem powinna być konsultacja z prawnikiem. Jako specjalista prawnik wskaże Ci, czy musisz posiadać odpowiednie koncesje, zezwolenia, pozwolenia, atesty, certyfikaty. 

Regulamin w sklepie internetowym a obowiązujące przepisy

Regulamin to wzorzec umowy, dlatego powinien uwzględniać wiele elementów wymaganych na podstawie różnych aktów prawnych. Oczywiście zawsze należy stosować się do aktualnych zapisów. Te akty prawne to między innymi:

  • ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.) – na przykład w zakresie kształtowania stosunku prawnego między sprzedawcą a klientem z uwzględnieniem zakazu stosowania klauzul niedozwolonych;
  • ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2759 z późn. zm.) – na przykład w zakresie składania reklamacji, sposobu postępowania przy niezgodności produktu z umową;
  • ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – na przykład w zakresie obligatoryjnych elementów regulaminu;
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – na przykład w zakresie danych osobowych;
  • ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509) – na przykład w zakresie sprzedaży produktów stanowiących utwory,
  • ustawa z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 168) – w zakresie prezentowania cen, w szczególności prezentowania najniższej ceny z ostatnich 30 dni przed obniżką.

To tylko przykłady aktów prawnych, które należy wziąć pod uwagę, budując regulamin sklepu internetowego.

Regulamin w sklepie internetowym a asortyment

Kolejne pytanie jest równie istotne z punktu widzenia zawartości regulaminu. Masz w swoim sklepie treści cyfrowe, usługi cyfrowe lub towary? Odpowiednio uwzględnij je w swoich paragrafach.

Wykorzystanie odpowiednich przepisów będzie zależne od rodzaju produktów występujących w sklepie. Przykładem takich różnic są uprawnienia konsumenta przy odstąpieniu od umowy w przypadku towarów i treści cyfrowych czy przy procedurze reklamacyjnej.

Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2759 z późn. zm.) odrębnie definiuje:

a.     treść cyfrową jako dane wytwarzane i dostarczane w postaci cyfrowej,

b.   usługę cyfrową jako usługę pozwalającą konsumentowi na wytwarzanie, przetwarzanie, przechowywanie lub dostęp do danych w postaci cyfrowej; wspólne korzystanie z danych w postaci cyfrowej, które zostały przesłane lub wytworzone przez konsumenta lub innych użytkowników tej usługi; inne formy interakcji za pomocą danych w postaci cyfrowej;

c.   towar jako rzecz ruchomą, a także wodę, gaz i energię elektryczną, w przypadku gdy są oferowane do sprzedaży w określonej objętości lub ilości;

d.   towar z elementami cyfrowymi jako towar zawierający treść cyfrową lub usługę cyfrową lub z nimi połączony w taki sposób, że brak treści cyfrowej lub usługi cyfrowej uniemożliwiłby jego prawidłowe funkcjonowanie.

Dlatego właśnie – w zależności od rodzajów oferowanych przez Ciebie produktów czy usług – Twój regulamin będzie zawierał inne elementy.

Sklep internetowy jako świadczenie usługi drogą elektroniczną

Niezależnie od oferty, gdy prowadzisz sklep internetowy, świadczysz usługi drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344)

Usługodawca określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, zwany dalej „regulaminem” oraz nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także – na jego żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.

Co istotne, klient nie będzie związany tymi postanowieniami regulaminu, które nie zostały mu udostępnione w sposób wskazany powyżej!

Regulamin w sklepie internetowym – niezbędne elementy

Choć regulamin każdego sklepu internetowego powinien zawierać dopasowane do jego specyfiki elementy, każdy dokument tego rodzaju musi uwzględniać:

  1. rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
  2. warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:
    • wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
    • zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
  3. warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
  4. tryb postępowania reklamacyjnego.

Regulamin powinien zawierać również informacje o możliwościach jego zmiany [1]. Dopuszczalne jest zastrzeżenie jednostronnej zmiany treści umowy. Jednak pod warunkiem uprzedniego zamieszczenia w umowie postanowienia uprawniającego do takiego działania oraz wyczerpującego określenia ważnych powodów umożliwiających taką zmianę.

Nowe wersje regulaminu wiążą się z kolejnym obowiązkiem. Samo zaktualizowanie regulaminu to zbyt mało. Zgodnie z orzecznictwem [2]:

sam zapis o możliwości zapoznania się ze zmienionym wzorcem na stronie internetowej przy braku obowiązku sklepu poinformowania konsumenta, że na jego stronie internetowej została udostępniona nowa wersja regulaminu pozwala na przyjęcie, iż zapis ten godzi w dobre obyczaje i rażąco narusza interes konsumenta poprzez niedoinformowanie lub zmuszanie do uciążliwych ustaleń. 

O tym, jak i kiedy informować klientów o zmianie, również warto porozmawiać z prawnikiem.

Sprawdź wygodne szablony regulaminów z videoinstrukcjami w sklepie Dimotely. Po kliknięciu w obrazek przeniesiesz się do odpowiedniej kategorii produktów:

Kim jest klient w Twoim sklepie internetowym

Konsument traktowany jest podmiotowo. Jest najbardziej chroniony, przysługują mu dość szerokie uprawnienia w kontakcie z przedsiębiorcą. Jednakże mamy również wyodrębnioną grupę z uprawnieniami konsumenckimi. To przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Oznacza to, że osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, może być traktowana jako konsument. Wymaga to doprecyzowania? Już tłumaczę!

Zacznijmy od podstawowych definicji. 

Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22(1) k.c.). 

Przedsiębiorcą jest natomiast osoba fizyczna (a także osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną i do której stosuje się odpowiednio przepisy o osobach prawnych) prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.

Natomiast od 1 stycznia 2021 roku mamy również tzw. przedsiębiorcę na prawach konsumenta, bowiem zgodnie z art. 385(5) k.c. oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta przepisy dotyczące między innymi:

  • klauzul niedozwolonych, 
  • prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, 
  • umowy dotyczącej usług finansowych zawieranej na odległość
  • czy umowy zobowiązującej do przeniesienia własności towaru na konsumenta

stosuje się do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jak widzisz, regulamin sklepu to bardzo obszerny temat. A to tylko jeden z elementów dokumentacji, o którą musisz zadbać, otwierając sklep internetowy. Z pewnością bardzo ważne jest też stosowanie właściwych checkboxów. W sklepie internetowych to one są istotne między innymi w kwestii odstąpienia od umowy. Ale to temat na osobny wpis.


RODO, CZYLI DANE OSOBOWE I ICH OCHRONA

Sklep internetowy a ochrona danych osobowych

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, jesteś administratorem danych osobowych swoich klientów. Dlatego do zbioru absolutnie podstawowych dokumentów w Twojej działalności należy w takim wypadku polityka prywatności.

Szeroko omówiłam temat polityki prywatności i jej znaczenia w sklepie internetowym w osobnym wpisie na blogu. Zachęcam do zapoznania się z tekstem, w którym szczegółowo poruszam kilka bardzo istotnych z punktu właściciela e-commerce kwestii, między innymi:

  • z czego wynika obowiązek posiadania polityki prywatności,
  • kiedy dochodzi do przetwarzania danych,
  • jak powinna wyglądać polityka prywatności w sklepie internetowym i czy każdy sklep musi posiadać taki dokument,
  • jakie są najczęstsze błędy przy tworzeniu polityki prywatności,
  • czy można kopiować dokumenty innych sklepów.

Polityka prywatności, obowiązek informacyjny, pliki cookie w sklepie internetowym

Oprócz przygotowania i aktualizowania polityki prywatności, masz jeszcze i do odhaczenia na liście must be done inne punkty w kwestii danych osobowych. Równie istotną sprawą jest spełnienie obowiązku informacyjnego na stronie sklepu i wskazanie, kto jest administratorem danych w miejscu łatwo dostępnym, na przykład w stopce strony.

Poza tym: pliki cookies i przetwarzanie danych na podstawie zgody użytkownika naszego sklepu on-line.

Zgodnie z  art. 174 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne do uzyskania zgody abonenta lub użytkownika końcowego stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. Regulacja ta oznacza, że zgoda musi spełniać kryteria wyznaczone przez art. 4 pkt 11 RODO. W świetle tego zapisu zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli. Zgoda musi zostać wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, że osoba ta przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych [3]

Pliki cookie a zgoda użytkownika

Co istotne, zgoda użytkownika witryny internetowej na instalowanie i udostępnianie plików cookie na jego urządzeniu była przedmiotem postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości. 

Trybunał orzekł, że zgoda nie jest ważna, jeżeli przechowywanie informacji lub dostęp do informacji już przechowywanych w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej, za pośrednictwem plików cookie, zostały zaakceptowane za pomocą domyślnie zaznaczonego okienka wyboru, którego zaznaczenie użytkownik ten musi usunąć, aby odmówić udzielenia zgody.  

Poza tym informacje, jakich usługodawca powinien udzielić użytkownikowi strony internetowej, obejmują również wskazanie okresu funkcjonowania plików cookie oraz określenie, czy osoby trzecie mogą uzyskać dostęp do takich plików [4].

Sprawdź wygodne szablony dokumentów z videoinstrukcjami w sklepie Dimotely. Po kliknięciu w obrazek przeniesiesz się do kategorii Polityki:


DZIAŁANIA MARKETINGOWE

Marketing w sklepie internetowym

Gdy prowadzisz działalność, zapewne zależy Ci na pozyskiwaniu i utrzymaniu klientów. Jednym z narzędzi, które może być stosowane w tym celu jest newsletter.

I tutaj mamy do czynienia z przepisami prawa. I tak, jak w przypadku regulaminu sprzedaży, tu również zbieramy przepisy z kilku różnych aktów prawnych. Będą to między innymi:

  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), czyli RODO,
  • ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344),
  • ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 34).

Dopiero połączenie wytycznych z tych trzech aktów prawnych może być podstawą do legalnego e-mail marketingu. Dlaczego? Aby otrzymywać informacje handlowe zawarte w newsletterze, odbiorca powinien wyrazić dobrowolną i wyraźną zgodę.

Nie możesz wysyłać informacji handlowej do osób, które nie wyraziły zgody na jej otrzymywanie. Co grozi za złamanie tej zasady? Kara – i to nie byle jaka, bo wynosząca nawet do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego Twojego biznesu. Więcej o prawnych aspektach e-mail marketingu dowiesz się z e-booka „Legalny przewodnik po e-mail marketingu”.

Newsletter w sklepie internetowym

Czy wysyłając newsletter musisz mieć osobny regulamin? Odpowiedź brzmi: TAK! Newsletter jest usługą. Zatem nawet jeśli odbiorca nie przekazuje Ci zapłaty w formie wynagrodzenia pieniężnego za dostęp do treści, to „płaci” Ci swoimi danymi osobowymi. Przede wszystkim adresem e-mail. Dlatego każdego nowego subskrybenta musisz poinformować go, w jaki sposób ta usługa funkcjonuje – i to zanim zapisze się na Twoją listę mailingową..

Bardzo istotny będzie w tej sytuacji tzw. checkbox, w którym zostanie ujęta zgoda na zapis do newslettera. Treść tej zgody jest niezwykle ważna, ponieważ wpływa ona na zgodność wysyłania newslettera z wcześniej wskazanymi ustawami.

Oprócz tego, jeśli proponujesz na swojej stronie tzw. lead magnet, na przykład e-booka, dostęp do webinaru lub kod rabatowy na zakupy w Twoim sklepie, to nie wolno Ci  wymuszać podania danych przez użytkownika. Musisz stworzyć możliwość zawarcia z Tobą umowy o udostępnienie danej treści lub usługi cyfrowej (czyli materiału stanowiącego lead magnet) za odpowiednią, wskazaną w regulaminie, cenę.  Jest to jedna ze zmian wprowadzonych od stycznia 2023 roku. Więcej o zmianach tzw. omnibusowych przeczytasz na blogu w specjalnie przygotowanym wpisie.

Kiedy regulamin newslettera wymaga zmian

Dokumenty na stronie internetowej i sklepie online powinny rozwijać się wraz z Twoim biznesem. Pamiętaj, aby weryfikować ich zawartość regularnie. I oczywiście aktualizować w określonych sytuacjach. Na przykład gdy nastąpią zmiany takie jak:

  • zmiana dostawcy systemu do wysyłania newslettera, 
  • zmiana funkcjonowania newslettera, 
  • zmiany w przepisach 
  • dodaniu do newslettera nowych możliwości, które nie były opisane w funkcjonującym regulaminie.

O każdej zmianie regulaminu musisz oczywiście powiadomić osoby subskrybujące  subskrybentów Twojego newslettera.

Czy można skopiować regulamin newslettera

To pytanie pojawia się stosunkowo często, ale i tu odpowiedź jest jednoznaczna. Zgodnie z przepisami regulamin newslettera to dokument, który może być objęty ochroną prawną. Powód jest prosty: może stanowić utwór w rozumieniu prawa autorskiego. 

Zgodnie z art. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Z tego względu jeśli regulamin newslettera spełnia te wytyczne, może być uznany za utwór. i wówczas podlega ochronie – jak treść książki czy piosenka.

Prawo umożliwia twórcy i osobie uprawnionej do utworu podjęcie działań przeciwko osobie, która dokonała naruszenia. Można dochodzić na przykład umieszczenia przeprosin za naruszenie praw autorskich lub wezwać do zapłaty oraz do zaprzestania naruszeń i usunięcia regulaminu ze strony internetowej.

Nie muszę chyba mówić, że taka sytuacja to same kłopoty. Po pierwsze: trzeba zaangażować czas w rozwiązywanie sporu. I tym – samym zamiast na rozwoju biznesu – skupiać się na dokumencie, który powinien funkcjonować bez zakłóceń. Po drugie: to również problemy wizerunkowe – Twoi obecni i potencjalni klienci, subskrybenci Twojego newslettera będą oceniać Twój profesjonalizm również przez pryzmat takich zdarzeń.

Szablon regulaminu newslettera z videoinstrukcjami w sklepie Dimotely – klikając obrazek, przeniesiesz się na kartę produktu:

Regulamin newslettera i inne dokumenty – pomoc prawna

O pomoc przy sporządzeniu odpowiedniego dokumentu prawnego możesz zwrócić się do prawnika. To znakomity wybór z kilku powodów.

Prawnik, jako ekspert, spojrzy na Twój biznes z lotu ptaka i wyłapie elementy, które powinny zostać umieszczone w regulaminie newslettera i innych dokumentach. 

Unikniesz długich, żmudnych poszukiwań wszystkich niezbędnych elementów, które w swojej działalności musisz umieścić w konkretnych dokumentach. Dokument przygotowany specjalnie z myślą o Twoim biznesie będzie uszyty na miarę, uwzględni każdy z aspektów działalności. 

Najlepiej oczywiście zwrócić się do prawnika specjalizującego się w kwestiach związanych ze sprzedażą online. Taka osoba na bieżąco reaguje na zmiany przepisów. A przepisy dotyczące e-commerce to niezwykle dynamiczny obszar – tak jak sam rynek.

Jeśli masz już swój sklep i do tej pory Twoje dokumenty nie były weryfikowane przez prawnika lub nie masz pewności, czy są w nich wszystkie niezbędne klauzule, możesz zlecić audyt. 

Dokumenty dla sklepu internetowego – legalne źródła

Jeśli nie masz możliwości, aby nawiązać indywidualną współpracę z prawnikiem, możesz kupić wzór dokumentów na Dimotely  i wypełnić je zgodnie z założeniami Twojego biznesu. Dzięki videoinstrukcji bez wątpliwości uzupełnisz wszystkie pola i wdrożysz dokumenty w swoim sklepie internetowym.

W sklepie Dimotely znajdziesz regulaminy, polityki prywatności, wzory umów oraz specjalnie przygotowane pakiety – z uwzględnieniem rodzaju Twojej działalności.


PRZYPISY:

[1] Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 22.09.2016 r., I CSK 814/15, LEX nr 2284198.

[2] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia  25.01.2011 r., VI ACa 807/10, LEX nr 1164712. 

[3] Wyrok WSA w Warszawie z 11.07.2022 r., II SA/Wa 3993/21, LEX nr 3400407.

[4] Wyrok TS z 1.10.2019 r., C-673/17, Bundesverband Der Verbraucherzentralen und Verbraucherverbände – Verbraucherzentrale Bundesverband E.V. przeciwko PLANET49 GMBH., LEX nr 2723207).