Co to jest NDA i kiedy stosuje się taką umowę
Wśród dokumentów związanych z prowadzeniem działalności coraz częściej pojawia się umowa nazywana w skrócie NDA. Nie jest to nowy format dookreślania warunków współpracy. Ale w ostatnim czasie ten rodzaj umowy jest zawierany zdecydowanie częściej – również przez niewielkie firmy. Czego dotyczy? Kiedy warto podpisać taką umowę? W tym wpisie przeanalizuję te i kilka innych najważniejszych kwestii związanych z NDA.
Z tego wpisu dowiesz się między innymi:
- Czym jest NDA.
- Kiedy informacja spełnia przesłanki tajemnicy.
- Kiedy podpisywać NDA.
- Dlaczego warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności.
- Z jakich powodów NDA nie jest zarezerwowana dla branży kreatywnej.
- Co grozi za złamanie NDA.
- Jak długo obowiązuje umowa o zachowaniu poufności.
- Jak przygotować NDA.
Co to jest NDA
Non-disclosure agreement (NDA) to inaczej umowa o zachowaniu poufności. Ma na celu przede wszystkim określenie zasad wymiany informacji poufnych między kontrahentami. W tym przede wszystkim ustalenie, co jest informacją poufną.
Dla każdego podmiotu zakres informacji poufnych może być inny, natomiast najczęściej możemy przyjąć, iż są to informacje:
- finansowe,
- strategiczne,
- strategie, w tym strategie i plany marketingowe,
- informacje dotyczące klientów,
- propozycje, plany,
- tajemnice handlowe,
- wiedza techniczna.
Co mówi o tym prawodawstwo? Zgodnie z art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Dlatego istotne jest uwzględnienie tych kwestii w zakresie swojej działalności i zawierania umów.
Zatem co może być tajemnicą przedsiębiorstwa? Artykuł 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) wskazuje, że przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje:
- techniczne,
- technologiczne,
- organizacyjne przedsiębiorstwa
- inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
Kiedy informacja spełnia przesłanki tajemnicy
Oprócz tego, zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 9.11.2022 r. o sygn. I PSK 4/22, [dostęp LEX nr 3518148]:
„Aby dana informacja podlegała ochronie na podstawie art. 11 u.z.n.k. jako tajemnica przedsiębiorstwa, musi spełniać dwie przesłanki: formalną i materialną. Pierwsza jest spełniona, gdy zostanie wykazane, że przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania poufności tych informacji. Poufność danych musi być wyraźnie lub w sposób dorozumiany zamanifestowana przez samego przedsiębiorcę. To on powinien podjąć w stosunku do danych informacji niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, ponieważ to na nim spoczywa, w razie sporu, ciężar wykazania, że określone dane stanowiły tajemnicę przedsiębiorcy. Ponadto musi zostać spełniona przesłanka materialna, to jest, aby określone informacje mogły zostać objęte tajemnicą przedsiębiorcy muszą ze swojej istoty dotyczyć kwestii, których ujawnienie obiektywnie mogłoby negatywnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorcy (informacje o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym przedsiębiorstwa, informacje posiadające choćby minimalną wartość gospodarczą) z wyłączeniem informacji, których upublicznienie wynika z przepisów prawa”.
Z tego orzeczenia jasno wynika, iż podjęcie działania będzie świadczyło o zamiarze przedsiębiorcy, aby daną informację uznać jako element tajemnicy przedsiębiorstwa.
Zwróćmy uwagę, iż nie można określić, iż dana informacja ma charakter poufny, jeśli jest powszechnie znana. W związku z tym nie może być objęta umową NDA, bowiem – jak wynika z art. 387 k.c. – umowa o świadczenie niemożliwe jest nieważna.
Kiedy podpisywać NDA
Umowę o zachowaniu poufności najlepiej podpisać przy każdej współpracy, przy której dochodzi do wymiany informacji poufnych nawet jednej strony kontraktu. W tym oczywiście przy każdej informacji mającej wartość ekonomiczną dla danego podmiotu. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 września 2021 roku o sygn. III OSK 596/21 (LEX nr 3227720) przesłanka wartości handlowej informacji powinna być interpretowana w taki sposób, że taka informacja musi posiadać pewną wartość ekonomiczną. Tzn. jej wykorzystanie przez innego przedsiębiorcę zaoszczędzi mu wydatków lub zwiększy zyski.
Co istotne, nie jest decydująca wyłącznie subiektywna wola przedsiębiorcy co do nadania danej informacji klauzuli poufności oraz uznanie jej za taką, która ma walor tajemnicy, i sprzeciwianie się przez niego udostępnianiu informacji, co podkreślił Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 10.02.2021 r., IV SA/Wr 402/20 (dostęp: LEX nr 3146188).
NDA nie musimy zawierać tylko przy okazji podpisania innej umowy. Umowa o zachowaniu poufności może zostać zawarta nawet przed negocjacjami, które mają charakter poufny – jeszcze przed zawarciem umowy docelowej.
Poufność jest również bardzo istotna w sytuacji, kiedy dochodzi do wymiany różnych koncepcji. Dzięki NDA zabezpieczamy się, aby druga strona nie skorzystała z naszych planowanych rozwiązań lub pomysłów, które będą stanowiły innowacje w swojej dziedzinie. W ten sposób bierzemy pod uwagę ryzyko, że pomysł nie jest chroniony prawem autorskim.
Dlaczego warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności
NDA to zmniejszenie ryzyka biznesowego przy współpracy z inną osobą. W życiu zdarzają się różne sytuacje, zatem również w biznesie powinniśmy kierować się zasadą ograniczonego zaufania.
Dzięki umowie NDA można zabezpieczyć nie tylko kwestie utrzymywania informacji w poufności między stronami, lecz również sposób przekazywania tych informacji. W dobie rozwoju technologii nie wszystkie dostępne narzędzia są bezpieczne do stosowania w biznesie, dlatego również pod tym kątem warto zweryfikować swojego potencjalnego kontrahenta.
Umowę o zachowaniu poufności możemy skonstruować w oparciu o określone potrzeby, które wymagają ochrony. Inaczej budujemy umowę zabezpieczającą interesy przedsiębiorcy, a inaczej umowę dla spółki akcyjnej notowanej na giełdzie. Najważniejszą kwestią w takiej sytuacji jest zakres informacji mających cechę poufności dla stron kontraktu.
Jeśli działasz w branży IT, kreatywnej, marketingowej czy e-commerce wdrożenie umowy NDA powinno być Twoim pierwszym krokiem po przeczytaniu tego artykułu! Tworzysz wartości niematerialne? Rośnie ryzyko pojawienia się wcześniej opisanych czynów nieuczciwej konkurencji wobec Twojego biznesu. Wartości niematerialne powinny być szczególnie chronione z uwzględnieniem ich charakteru. Również dlatego, że w dzisiejszej cyfrowej rzeczywistości pojawia się coraz więcej ich naruszeń – choćby z uwagi na rozwój i wykorzystywanie sztucznej inteligencji.
NDA nie tylko we współpracach kreatywnych
Przedkładając drugiej stronie umowę o zachowaniu poufności przy rozpoczęciu współpracy lub przed podjęciem negocjacji, pokazujesz, że jesteś profesjonalistą. Dbasz o swój biznes i masz świadomość, jak go prowadzić.
Oprócz tego możesz korzystać z usług innych osób przy bieżącym prowadzeniu swojej firmy. Choćby z pomocy wirtualnej asystentki lub innej osoby, której delegujesz konkretne zadania. O jakich sytuacjach mowa? Na przykład gdy ktoś wspiera Cię przy prowadzeniu sklepu on-line albo obsługi Twoich kont społecznościowych. Taka osoba ma dostęp do wielu informacji o Twoim przedsiębiorstwie, Twoich klientach, kontrahentach.
Te informacje stanowią dla Ciebie wartość i zależy Ci, aby nie były ujawniane każdej osobie. Ponadto wirtualna asystentka lub inna osoba wspierająca Cię w bieżących działaniach może współpracować z innymi podmiotami w Twojej branży. Dlatego w Twoim interesie jest zabezpieczenie siebie i swojego biznesu przed ewentualnymi działaniami konkurencji.

Co grozi za złamanie NDA
Umowa NDA może określać kary umowne za jej naruszenie. Istotne w takich umowach są szczegóły. Zwłaszcza przy określeniu odpowiedzialności stron. Istnieje bowiem różnica, czy kara umowna będzie należna za przypadek udowodnienia czy uprawdopodobnienia naruszenia umowy.
Kary umowne możemy określić w różnej wysokości – w zależności od ustaleń stron. Co ważne, karę określamy po to, aby strony umowy jeszcze uważniej traktowały kwestie informacji poufnych. Nie ma ustawowo wskazanej ani górnej, ani dolnej granicy kary umownej.
Najczęstszym rozwiązaniem przy umowach NDA jest zastrzeżenie kary umownej. Zgodnie z art. 483 k.c. możemy zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).
Należy również wyszczególnić, zgodnie z art. 484 k.c., że w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.
Złamanie NDA – to warto wiedzieć
Jednak nie zawsze zawarcie umowy o zachowaniu poufności będzie miało charakter absolutny w zakresie zakazu ujawniania informacji poufnych. Zostało to podkreślone m.in. przez Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 23 września 2021 roku o sygn. III APa 5/21 (dostęp w LEX nr 3418443):
„Przepis art. 11 ust. 8 u.z.n.k. enumeratywnie wskazuje okoliczności wyłączające ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Ustawa legalizuje ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, jak i jej pozyskanie i wykorzystanie, o ile następuje to w celu ochrony uzasadnionego interesu chronionego prawem, zapewnienia wolności słowa i prasy lub innego interesu publicznego. Ustawa wyraźnie legalizuje również przekazywanie tajemnic przedsiębiorstwa przedstawicielom pracowników, jeżeli następuje to w związku z pełnieniem przez nich funkcji określonych prawem oraz jest to niezbędne w celu wykonywania tych funkcji. Z przytoczonego przepisu nie wynika natomiast, aby legalizował on naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa z uwagi na ochronę interesu prywatnego”.
Mogą również wydarzyć się sytuacje, że zostaniesz powiadomiony przez swojego kontrahenta o fakcie żądania w stosunku do niego, np. przez uprawniony organ, informacji o Tobie i Twojej działalności. Ale w umowie NDA możesz ustalić termin i sposób otrzymania takiej informacji.
Ile trwa NDA
Czas trwania umowy NDA zależy od woli stron. Nie ma górnej ani dolnej granicy tego okresu. Umowa o zachowaniu poufności może zostać zawarta również na sam okres trwania umowy głównej lub do czasu jej zawarcia – w zależności od okoliczności.
Te kwestie należy odpowiednio dobrać do charakteru współpracy. Umowa może bowiem również obowiązywać po zakończeniu współpracy na podstawie umowy głównej. Dokument może również określać obowiązek zachowania informacji poufnych bezterminowo.
Jak przygotować umowę o zachowaniu poufności
Gdy konstruujemy NDA, powinniśmy mieć na uwadze zasadę swobody umów wyrażoną w art. 353(1) ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.):
„Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.
Aby umowa o zachowaniu poufności zawierała niezbędne elementy zabezpieczające Ciebie i Twój biznes, możesz zlecić przygotowanie jej doświadczonemu prawnikowi. Pamiętaj, że informacje poufne mogą mieć ogromną wartość rynkową, dlatego ryzyko biznesowe w takiej sytuacji powinno zostać zminimalizowane.
Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności
Kontrakt NDA powinien zawierać m.in. informacje o:
- stronach umowy, czyli kto jest stroną ujawniającą, a kto stroną otrzymującą informacje poufne;
- celu umowy, np. ustalenie zasad współpracy w ramach przekazywania informacji poufnych;
- przedmiocie umowy, czyli czym jest dla stron informacja poufna – jak wspomniałam powyżej to bardzo szerokie pojęcie;
- obowiązkach stron, np. podejmowanie wszelkich niezbędnych działań, w szczególności udzieleniu instruktażu do postępowania i sposobie przechowywania informacji poufnych, braku możliwości kopiowania informacji lub umieszczania ich w narzędziach sztucznej inteligencji;
- czasie obowiązywania, np. ustalenie ram czasowych od dnia podpisania umowy i obowiązywania jej przez 5 lat od dnia jej zawarcia;
- zasadach odpowiedzialności, np. ustalenie kar umownych i ich wysokości, możliwości dochodzenia odszkodowania powyżej wysokości wskazanych kar umownych;
- zwrocie lub usunięciu informacji poufnych, np. złożenie oświadczenie przez kontrahenta o usunięciu wszystkich informacji poufnych uzyskanych od strony ujawniającej;
- sposobach modyfikacji umowy, np. czy strony zastrzegają wyłącznie formę pisemną dla ich ważności.
To tylko przykłady zapisów, jakie mogą się znaleźć w umowie o zachowaniu poufności. Dla każdej działalności te zapisy mogą być inne – w zależności od charakteru podmiotu i zakresu informacji poufnych.
NDA – pakiet dokumentów dla Twojego biznesu
Rozwój w nowych kierunkach to ekscytujący krok dla każdej osoby, która prowadzi biznes. Warto jednak na każdym etapie pamiętać, żeby chronić swoje interesy: dane, pomysły, know how. Nie tylko, gdy umowa o współpracę jest już podpisana – ale również zanim to nastąpi.
Z myślą o takich sytuacjach – rozpoznawaniu rynku, negocjacjach, poszukiwaniach odpowiednich współprac – stworzyłam Pakiet NDA, w którym znalazły się:
- wzór umowy o zachowaniu poufności jako samodzielny dokument – do stosowania przed zawarciem właściwej umowy, chroni informacje przekazywane w ramach negocjacji;
- wzór umowy o zachowaniu poufności jako załącznik do umowy podstawowej – „dodatek”, dzięki któremu doprecyzowujesz warunki współpracy stałej lub projektowej.

NDA – kup pakiet dla wirtualnego wsparcia
Współpracujesz z wirtualną asystentką? Na Dimotely znajdziesz wzory umów, które uwzględniają najważniejsze aspekty takiej współpracy.
W specjalnie skompilowanym pakiecie otrzymujesz też inne przydatne dokumenty:
- umowę o współpracy, w której zostały uwzględnione najważniejsze kwestie przy współpracy z wirtualną asystentką, np. przeniesienie praw autorskich, zasady rozliczeń czy ogólne zasady współpracy;
- omawianą w tym wpisie umowę NDA;
- umowę powierzenia danych osobowych, czyli kontrakt, który określa zasady, w jaki sposób wirtualna asystentka może przetwarzać dane osobowe, jakie dane będzie przetwarzać oraz jak powinna się zachować przy dostrzeżeniu naruszenia ochrony danych osobowych.
NDA – umowa dla każdego
Chcesz poznać więcej historii potwierdzających, że NDA jest niezwykle istotnym elementem działania w biznesie? Mam dla Ciebie nagranie na ten sam temat – obejrzyj mój film na YouTube!
Aby być na bieżąco z aktualną sytuacją prawną, obserwuj mnie na Instagramie oraz zapisz się do newslettera.