Zasady rezygnacji z zajęć edukacyjnych – co warto wiedzieć?

Umowa zawierana pomiędzy organizatorem a klientem to umowa o świadczenie usług (art. 750 k.c. w zw. z art. 734 i nast. k.c.). W artykule tym omawiamy umowę zlecenie jako najczęściej stosowaną formę przy organizacji zajęć dla dzieci. Warto zadbać o odpowiednie oznaczenie umowy – to może być pierwsza kwestia jaką weryfikuje klient.

Zajęcia dla dzieci – umowy zlecenia i podstawa prawna

Zgodnie z art. 750 k.c. do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Zgodnie z art. 734 k.c. przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Co istotne zgodnie z art. 735 k.c. jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się odpowiednia zapłata. Umowa zlecenie charakteryzuje się elastycznością i możliwością wypowiedzenia.

Zatem klient zobowiązuje się do zapłaty za usługę, organizator zobowiązuje się do jej świadczenia. Co istotne klient ma obowiązek płacić za usługę, którą mu świadczysz (czyli za zajęcia), nawet jeśli nie skorzystał z nich osobiście, a Twoja usługa ma charakter ciągły – to oznacza, że obowiązuje do momentu rozwiązania umowy lub jej wypowiedzenia. Ważne jest, aby w umowie zlecenia jasno określić zasady płatności.

Dlaczego organizator zajęć powinien mieć dobrze skonstruowaną umowę/regulamin? Ponieważ zgodnie z art. 744 w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. Przepisy te dotyczą zarówno zawarcia, jak i rozwiązania umowy zlecenia, a data zawarcia i rozwiązania powinna być jasno określona w dokumentach.

Przykład zapisu w regulaminie:

“Uczestnik zobowiązuje się do opłacenia zajęć w ustalonym terminie”.

Czy klient musi zapłacić, jeśli nie przyjdzie?

Jeśli umowa nadal obowiązuje, a nieobecność nie została wcześniej zgłoszona zgodnie z Twoimi zasadami, to klient powinien uregulować należność. W tym przypadku chodzi o zajęcia dla dzieci, które odbywają się w określonym czasie.

Często klienci argumentują, że nie powinni płacić za zajęcia, na których ich dziecko nie było obecne. Jednak nawet jeśli dziecku nie uda się uczestniczyć w zajęciach, obowiązek zapłaty pozostaje.

Sprawdź w dalszej części artykułu, jakie zasady obowiązują przy rezygnacji z zajęć dla dzieci.

Przykład zapisu w regulaminie:

„Nieobecność na zajęciach nie zwalnia z obowiązku zapłaty, o ile nie została zgłoszona co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem zajęć.”
Jeżeli nie masz takich zapisów, klient może próbować argumentować, że skoro nie korzysta, nie powinien płacić. Wtedy będzie Ci trudniej wyegzekwować płatność.

Wypowiedzenie umowy zlecenia, czyli rezygnacja z zajęć i okres wypowiedzenia – kiedy i jak?

Przepisy wprost regulują zasady wypowiedzenia umowy zlecenia. Zgodnie z art. 746 k.c. dający zlecenie może wypowiedzieć umowę zlecenie w każdym czasie. Wypowiedzenie umowy zlecenia niezależnie od przyczyn jest zgodne z przepisami kodeksu cywilnego. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę. Przyjmujący zlecenie może również wypowiedzieć umowę zlecenie w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. W przypadku naruszenia warunków umowy, druga strona może dochodzić swoich praw. Nie można zrezygnować z góry z uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Wypowiadając umowę zlecenie bez ważnego powodu, można ponieść odpowiedzialność finansową za powstałe szkody.

Dlatego zapis, że nie można absolutnie zrezygnować z usługi, jest zapisem niezgodnym z art. 746 § 3 kc i trzeba pamiętać, aby tę kwestię odpowiednio uregulować.

Zajęcia dla dzieci trwają – czy można się zrzec rezygnacji z nich?

Zgodnie z art. 746 § 3 k.c. nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący i strony nie mogą dokonać ustaleń sprzecznych z jego treścią. Jest to ważne dla ochrony interesów obu stron. Celem przepisu jest umożliwienie każdej stronie natychmiastowego zakończenia stosunku zlecenia ze względu na utratę zaufania wobec drugiej strony (Wyrok SA w Warszawie z 5.07.2019 r., V ACa 78/19, LEX nr 2706351). Strony mogą samodzielnie określić w umowie przesłanki oraz termin wypowiedzenia umowy zlecenia (wyrok SN z dnia 11 września 2002 r., V CKN 1152/00, LEX nr 56060; wyrok SA w Krakowie z dnia 31 maja 2016 r., I ACa 235/16, LEX nr 2061973; wyrok SA w Warszawie z dnia 25 marca 2010 r., I ACa 4/10, LEX nr 1120129), z zastrzeżeniem, że nie może to prowadzić do zrzeczenia się uprawnienia do wypowiedzenia stosunku zlecenia z ważnych powodów. Wypowiedzenie umowy zlecenia nie jest regulowane przez Kodeks pracy, co odróżnia je od umowy o pracę. Jeżeli w umowie zlecenia nie zostały określone przesłanki wypowiedzenia, do skuteczności oświadczenia dającego zlecenie nie jest konieczne wskazanie w nim przyczyny wypowiedzenia ani jej rzeczywiste istnienie (wyrok SN z dnia 9 lutego 2001 r., III CKN 304/00, LEX nr 52384). Udowodnienie istnienia ważnej przyczyny wypowiedzenia zlecenia odpłatnego nie jest decydujące dla skuteczności jego dokonania, lecz dla rozstrzygnięcia, czy dający zlecenie powinien naprawić szkodę powstałą po stronie przyjmującego zlecenie w związku z przedwczesnym zakończeniem stosunku zlecenia.

Zakończenie umowy zlecenia następuje z chwilą złożenia oświadczenia przez jedną ze stron.

Dlatego choć nie możesz zakazać klientowi rezygnacji, masz prawo określić warunki, konsekwencje finansowe i procedurę wypowiedzenia, o ile:

• nie naruszasz prawa konsumenta do swobodnego rozwiązania umowy,
• nie stosujesz postanowień rażąco niekorzystnych dla klienta (zgodnie z art. 385³ Kodeksu cywilnego i orzecznictwem UOKiK dotyczącym klauzul abuzywnych).

Warto wprowadzić okres wypowiedzenia – np. miesiąc kalendarzowy – żeby uniknąć sytuacji, w której klient przestaje przychodzić bez słowa i nie chce płacić.

W przypadku formalności wypowiedzenia umowy zlecenia, wzór wypowiedzenia powinien zawierać imię, nazwisko, datę oraz podpis osoby, która wypowiada umowę.

Przykład zapisu w regulaminie:

„Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.”

Czego nie możesz wprowadzić?

Nie możesz wprowadzić zapisu, że klient w ogóle nie ma prawa do wypowiedzenia umowy, czyli nie może zrezygnować z usługi. Taki zapis będzie sprzeczny z art. 746 k.c. i może zostać uznany za klauzulę abuzywną. Dotyczy to w szczególności umowy zlecenie, gdzie zasady wypowiadania i rozwiązywania są ściśle określone przez przepisy.

Nie możesz też ustalać opłat rażąco wygórowanych tytułem odszkodowania– np. pobranie pełnej opłaty za cały okres trwania umowy po rezygnacji czy sztywnej wysokości, np. 50% bez realnej straty dla Ciebie będzie postrzegane jako nieuczciwe (UOKiK wielokrotnie zakwestionował takie praktyki). W przypadku umowy zlecenie ważne jest, aby nie zawierała ona takich niedozwolonych postanowień, ponieważ może to prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Kiedy Klientowi przysługuje zwrot opłaty? Czy można zrezygnować z ważnych powodów?

Jeżeli prowadzisz zajęcia sportowe, edukacyjne, artystyczne czy korepetycje, musisz w regulaminie jasno określić zasady zwrotu opłat oraz sytuacje, w których zwrot nie przysługuje. Jest to szczególnie ważne w przypadku zajęć dla dzieci, gdzie przejrzystość zasad ma kluczowe znaczenie dla rodziców i opiekunów. To nie jest tylko dobra praktyka – tego wymaga prawo konsumenckie i nadzór UOKiK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów).

UOKiK regularnie kontroluje treść regulaminów i umów, a nieprecyzyjne lub zbyt ogólne zapisy dotyczące zwrotów mogą zostać uznane za tzw. klauzule abuzywne (niedozwolone). Jeśli Twój regulamin nie zawiera konkretnych warunków zwrotu albo wprowadza zakazy niezgodne z prawem, to w sporze z klientem klauzula taka będzie uznana za niewiążącą, a Ty możesz zostać zobowiązany do zwrotu pełnej kwoty – nawet jeśli Twoja intencja była inna. Ważne jest również, aby zwrot opłaty następował w określonym czasie, zgodnie z regulaminem.

Dobry regulamin powinien szczegółowo określać:

• Kiedy zwrot jest możliwy – np. choroba, dłuższa nieobecność, odwołanie zajęć przez organizatora.
• W jakich przypadkach opłaty nie podlegają zwrotowi – np. niestawienie się bez podania przyczyny – wtedy jesteś gotowy do przeprowadzenia zajęć jako organizator. 
  

Odwołanie zajęć przez organizatora

Jeśli organizator odwołuje zajęcia z własnej przyczyny (np. choroba instruktora, brak dostępnej sali, problemy organizacyjne), ma obowiązek:

• albo zaproponować termin zastępczy,
• albo zwrócić klientowi opłatę za niezrealizowane zajęcia w terminie 14 dni od daty planowanych zajęć.

Dotyczy to wszystkich rodzajów zajęć, w tym również zajęć dla dzieci.

Wynika to z art. art. 471 Kodeksu cywilnego – organizator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, chyba że udowodni, że było to spowodowane okolicznościami, za które nie ponosi odpowiedzialności, jak również z art. 385³ pkt 2 Kodeksu cywilnego – postanowienia umowne wyłączające odpowiedzialność usługodawcy za niewykonanie zobowiązania mogą zostać uznane za klauzule niedozwolone.

Przykład zapisu do regulaminu:

“W przypadku odwołania zajęć z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Uczestnik ma prawo:

• odrobić zajęcia w innym terminie uzgodnionym z Organizatorem, lub
• uzyskać zwrot opłaty za niezrealizowane zajęcia w proporcjonalnej wysokości. Zwrot następuje w terminie 14 dni od daty planowanych zajęć, jeżeli nie ustalono innego rozwiązania”.

UOKiK uznaje za niedozwolone takie zapisy jak:

• „W przypadku odwołania zajęć przez Organizatora, uczestnikowi nie przysługuje żaden zwrot.”
• „Organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie zajęć z jakiejkolwiek przyczyny.”

Takie klauzule są sprzeczne z prawem i mogą być uznane za nieuczciwe praktyki rynkowe.

Jakie klauzule w regulaminie są niedozwolone?

Artykuł 353(3) k.c. przedstawia nam katalog klauzul niedozwolonych –  w razie wątpliwości uważa się, że niedozwolonymi postanowieniami umownymi są te, które w szczególności:

1. wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za szkody na osobie;
2. wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania;
3. wyłączają lub istotnie ograniczają potrącenie wierzytelności konsumenta z wierzytelnością drugiej strony;
4. przewidują postanowienia, z którymi konsument nie miał możliwości zapoznać się przed zawarciem umowy;
5. zezwalają kontrahentowi konsumenta na przeniesienie praw i przekazanie obowiązków wynikających z umowy bez zgody konsumenta;
6. uzależniają zawarcie umowy od przyrzeczenia przez konsumenta zawierania w przyszłości dalszych umów podobnego rodzaju;
7. uzależniają zawarcie, treść lub wykonanie umowy od zawarcia innej umowy, niemającej bezpośredniego związku z umową zawierającą oceniane postanowienie;
8. uzależniają spełnienie świadczenia od okoliczności zależnych tylko od woli kontrahenta konsumenta;
9. przyznają kontrahentowi konsumenta uprawnienia do dokonywania wiążącej interpretacji umowy;
10. uprawniają kontrahenta konsumenta do jednostronnej zmiany umowy bez ważnej przyczyny wskazanej w tej umowie;
11. przyznają tylko kontrahentowi konsumenta uprawnienie do stwierdzania zgodności świadczenia z umową;
12. wyłączają obowiązek zwrotu konsumentowi uiszczonej zapłaty za świadczenie niespełnione w całości lub części, jeżeli konsument zrezygnuje z zawarcia umowy lub jej wykonania;
13. przewidują utratę prawa żądania zwrotu świadczenia konsumenta spełnionego wcześniej niż świadczenie kontrahenta, gdy strony wypowiadają, rozwiązują lub odstępują od umowy;
14. pozbawiają wyłącznie konsumenta uprawnienia do rozwiązania umowy, odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia;
15. zastrzegają dla kontrahenta konsumenta uprawnienie wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieoznaczony, bez wskazania ważnych przyczyn i stosownego terminu wypowiedzenia;
16. nakładają wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji z zawarcia lub wykonania umowy;
17. nakładają na konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego;
18. stanowią, że umowa zawarta na czas oznaczony ulega przedłużeniu, o ile konsument, dla którego zastrzeżono rażąco krótki termin, nie złoży przeciwnego oświadczenia;
19. przewidują wyłącznie dla kontrahenta konsumenta jednostronne uprawnienie do zmiany, bez ważnych przyczyn, istotnych cech świadczenia;
20. przewidują uprawnienie kontrahenta konsumenta do określenia lub podwyższenia ceny lub wynagrodzenia po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia od umowy;
21. uzależniają odpowiedzialność kontrahenta konsumenta od wykonania zobowiązań przez osoby, za pośrednictwem których kontrahent konsumenta zawiera umowę lub przy których pomocy wykonuje swoje zobowiązanie, albo uzależniają tę odpowiedzialność od spełnienia przez konsumenta nadmiernie uciążliwych formalności;
22. przewidują obowiązek wykonania zobowiązania przez konsumenta mimo niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez jego kontrahenta;
23. wyłączają jurysdykcję sądów polskich lub poddają sprawę pod rozstrzygnięcie sądu polubownego polskiego lub zagranicznego albo innego organu, a także narzucają rozpoznanie sprawy przez sąd, który wedle ustawy nie jest miejscowo właściwy.
    

Podsumowanie

Jeżeli prowadzisz zajęcia sportowe, edukacyjne, artystyczne lub inne zajęcia cykliczne, zadbaj o to, by Twoje umowy i regulaminy były jasne, konkretne i zgodne z prawem konsumenckim. Warsztaty i zajęcia dla dzieci wspierają ich wszechstronny rozwój oraz rozwijanie talentów i pewności siebie.

Szczególnie zwróć uwagę na:

1. Zasady wypowiadania umowy. Określ minimalny okres wypowiedzenia, dopuszczalność wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym oraz ewentualne odszkodowanie związane z wcześniejszym rozwiązaniem umowy. Warsztaty artystyczne, takie jak drama, pomagają dziecku w rozwijaniu kreatywności i otwierają na świat emocji.
2. Zasady naliczania opłat przy nieobecnościach. Wyraźnie wskaż, że brak uczestnictwa w zajęciach nie oznacza automatycznego rozwiązania umowy, a opłata za zarezerwowane miejsce nadal się należy. Warto przewidzieć sytuacje usprawiedliwione, np. hospitalizacja.
3. Przejrzyste reguły zwrotów płatności i rezygnacji. Opisz, kiedy i w jakich warunkach klient ma prawo do zwrotu opłat (np. odwołanie zajęć przez organizatora, długotrwała choroba). Unikaj klauzul niedozwolonych, takich jak kategoryczne odmowy zwrotów „w żadnym przypadku”. Jasne zasady są ważne dla rozwoju zaufania rodziców i dzieci do organizatora.

Zajęcia i warsztaty dla dzieci mają kluczowe znaczenie dla ich rozwoju, przygotowują do życia, rozwijają pewność siebie i otwierają na świat. Zakończenie cyklu zajęć często jest dla dzieci ważnym wydarzeniem, które podsumowuje ich rozwój, zdobyte umiejętności i nowe doświadczenia.

Masz mętlik w głowie? Napisz do nas.

Jeśli po przeczytaniu tego tekstu czujesz, że w Twojej głowie wciąż zostało sporo pytań bez odpowiedzi – to zupełnie normalne. Nie musisz się z tym mierzyć sam.

Napisz do nas maila na adres kontakt@krzywicka.pl – zobaczymy, jak możemy Ci pomóc. Po prostu sprawdzimy, co da się zrobić, żebyś działał pewniej, spokojniej i zgodnie z przepisami.