ManyChat – automatyzacja a obowiązek informacyjny

Jeżeli działasz w Internecie, z pewnością coraz częściej trafiasz na innowacyjne rozwiązania mające usprawnić korzystanie z social mediów. Mowa przede wszystkim o zwiększaniu zasięgów oraz wyników sprzedażowych, poprawie widoczności oraz optymalizacji czasu niezbędnego do przygotowania contentu. W ostatnim czasie na Instagramie bardzo rozpowszechnił się ManyChat określany jako „newsletter w prywatnych wiadomościach”.

O czym warto pamiętać, korzystając z tego narzędzia? Z uwagi na przetwarzanie danych osobowych, konieczne jest wprowadzenie w działalności dodatkowych rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo. Zarówno Twoich odbiorców, jak i Twoje.

Z tego wpisu dowiesz się między innymi:

• Jak działa ManyChat
• W jaki sposób zacząć korzystać z ManyChat
• Czym różnią się umowa powierzenia danych i upoważnienie
• Jakie dane przetwarza ManyChat
• Jak w kontekście ManyChat rozumieć obowiązek informacyjny
• O co zadbać, aby spełnić obowiązek informacyjny
• Kiedy regulować kwestie prawne, jeśli zechcesz korzystać z automatyzacji

Jak działa ManyChat

Użytkownicy Instagrama są zachęcani przez twórców do wpisywania tzw. słów-kluczy w celu otrzymywania dodatkowych informacji i materiałów. Często chodzi o hasła takie jak e-book, webinar czy kurs. Po wpisaniu wskazanego słowa w komentarzu pod publikacją, automatycznie otrzymują dalsze informacje w formie prywatnej wiadomości czy odpowiedzi na komentarz.

Dzięki ManyChat twórca może m.in.:

• wysyłać automatyczne wiadomości do swoich odbiorców,
• odpowiadać automatycznie na komentarze,
• wzmacniać zaangażowanie na swoim profilu.

Jak każda automatyzacja, również funkcjonalności oferowane przez ManyChat to dla twórcy przede wszystkim oszczędność czasu. Zamiast wielokrotnie wykonywać „ręcznie” określone czynności, może je zautomatyzować. A odzyskany w ten sposób czas – przeznaczać choćby na udoskonalanie czy przygotowywanie kolejnych produktów i usług.

Jak zacząć korzystać z ManyChat

Aby korzystać z tego narzędzia, połącz swoje konto Meta z usługą ManyChat. Co ważne: narzędzie jest przeznaczone dla użytkowników profesjonalnych. Sprawdź zatem, czy Twoje konto spełnia warunki konieczne do integracji.

Dostępne są też oficjalne poradniki ManyChat. Znajdziesz w nich instrukcje i wiele praktycznych wskazówek dotyczących zwiększania skuteczności narzędzia w połączeniu z konkretnymi platformami.

Masz już połączone konta i chcesz zacząć wysyłać wiadomości? Zatrzymaj się i sprawdź, czy zachowasz bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i należycie spełnisz obowiązek informacyjny względem swoich odbiorców!

Obsługa ManyChat – umowa powierzenia danych lub upoważnienie

Pierwsza ważna kwestia to dostęp do konta i organizacja pracy. Jeśli korzystasz z pomocy innych osób lub zlecasz przeprowadzenie automatyzacji, pamiętaj, aby zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych lub udzielić odpowiedniego upoważnienia. To, jakiego dokumentu potrzebujesz, zależy od rodzaju współpracy.

Umowa powierzenia powinna zawierać w szczególności:

• przedmiot i czas trwania przetwarzania danych,
• charakter i cel przetwarzania,
• rodzaj danych osobowych,
• kategorie osób, których dane dotyczą,
• obowiązki i prawa administratora.

Z kolei upoważnienie jest dokumentem, który zwykle jest przekazywany do osoby zatrudnionej na umowie o pracę, i wskazuje się w nim w szczególności:

• zakres upoważnienia,
• datę rozpoczęcia obowiązywania upoważnienia,
• datę odwołania.  

Jakie dane przetwarza ManyChat

ManyChat przetwarza dane jako administrator (najczęściej odnośnie do Twoich danych) oraz jako procesor (najczęściej odnośnie do danych Twoich odbiorców).

Jako administrator ManyChat przetwarza Twoje dane, tj.:

• imię i nazwisko,
• stanowisko oraz nazwę firmy,
• adres e-mail.

Oprócz tego również dane osób posiadających w Twoim imieniu lub z Twojego upoważnienia zgodny z prawem dostęp do usługi. Są to:

• dane identyfikacyjne (identyfikator, imię i nazwisko, adres e-mail, status),
• powiązane strony i konta,
• używane produkty,
• dane teleinformatyczne (adresy IP, lokalizacja geograficzna),
• informacje finansowe (dane karty kredytowej, dane konta, informacje o płatności) – o ile takie dane są widoczne w profilu lub zostały dobrowolnie podane.

 Jako procesor ManyChat przetwarza:

• dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, adres e-mail),
• informacje dostępne publicznie w profilach w mediach społecznościowych,
• powiązane strony i konta,
• dane teleinformatyczne (adresy IP, lokalizacja geograficzna, dane dotyczące użytkowania, dane plików cookies, dane przeglądarki),
•  inne.

Zwróć też uwagę, że aplikacja może przetwarzać dane co do osób, z którymi komunikujesz się za pomocą usługi i/lub których dane przesyłasz do ManyChat. Są to na przykład dane z historii i treści czatu, informacje o użytkowaniu chatbota i inne dane elektroniczne oraz osobowe, których zakres jest ustalany i kontrolowany przez Ciebie zgodnie z dostępnymi funkcjami w ramach usługi.

ManyChat a obowiązek informacyjny

W związku z przetwarzaniem danych przy automatyzacji w ManyChat konieczne jest spełnienie obowiązku informacyjnego. Za zaniechanie wykonania tego obowiązku może zostać nałożona kara.

Zgodnie z art. 83 ust. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), czyli RODO może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Jak spełnić obowiązek informacyjny

Przede wszystkim zajmij się polityką prywatności na Twojej stronie internetowej. Zebrałam 10 istotnych punktów, zadbaj o wszystkie wskazane obszary.

1. Wskaż ManyChat jako podmiot przetwarzający dane w Twoim imieniu poza Europejskim Obszarem Gospodarczym i wpisz jego dokładne dane: MANYCHAT, INC., 535 Mission St, San Francisco, CA 94105, USA.
Opisz, jakie środki bezpieczeństwa stosuje aplikacja, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony.

2. Opisz sposób działania narzędzia. Nie musisz zdradzać tajemnic swojej działalności, ale jako administrator danych musisz spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich odbiorców. Wskaż zasady działania tego narzędzia. Możesz posiłkować się oficjalną stroną ManyChat.

3. Wskaż, w jakich obszarach korzystasz z ManyChat. Prawdopodobnie najczęściej będzie to Instagram, ale być może automatyzujesz swoje działania z wykorzystaniem ManyChat jeszcze w innych miejscach? Koniecznie wymień je wszystkie.

4. Zaznacz, że ManyChat może pełnić różne role: administratora lub procesora (czyli podmiotu, który przetwarza dane w jego imieniu) i wskaż, czym się te role różnią.5.      Podlinkuj istotne dokumenty związane z korzystaniem z usługi, aby Twój odbiorca mógł się z nimi na spokojnie zapoznać:

• Warunki korzystania z usługi (Terms of Use):   https://manychat.com/legal/tos
• Aneks dotyczący przetwarzania danych (Data Processing Addendum): https://manychat.com/legal/dpa
• Polityka prywatności: https://manychat.com/legal/privacy
• Lista usługodawców: https://manychat.com/legal/service-providers

ManyChat a polityka prywatności – ciąg dalszy

6. Wymień podmioty, które współpracują z tym narzędziem i są dostawcami usług dla ManyChat oraz w związku z tym mogą otrzymywać od MCh dane. Wykaz takich podmiotów znajdziesz na oficjalnej stronie usługi, pod tym linkiem.

7. Opisz podstawę przetwarzania danych w związku z korzystaniem z ManyChat. Na Tobie, jako administratorze danych, ciąży odpowiedzialność za przetwarzanie danych zgodnie z prawem. Dlatego konieczne jest w tym celu wykazanie podstawy przetwarzania.

Oprócz tego pamiętaj, że nie możesz bez zgody wysyłać niezamówionej informacji handlowej. A najczęściej będziesz wykorzystywać tę usługę właśnie do informowania o swoich produktach i usługach.

Więcej na temat przesyłania informacji handlowej znajdziesz w moim e-booku pt. „Legalny przewodnik po e-mail marketingu”, który możesz kupić w moim sklepie internetowym.

8. Wskaż konkretne dane, które ManyChat może przetwarzać jako procesor.

9. Oprócz tego opisz źródła pozyskiwania danych, np. komunikacja z odbiorcami czy integracja różnych aplikacji, takich jak. Facebook, Instagram i innych określonych na oficjalnej stronie ManyChat.

10. Nie zapomnij wskazać, że każda osoba, która korzysta z Twoje automatyzacji, może w dowolnym momencie zostać usunięta z Twojej listy. Wystarczy, że skontaktuje się bezpośrednio z Tobą lub z ManyChat.

Korzystaj z automatyzacji i dbaj o kwestie prawne

Pamiętaj o poinformowaniu odbiorcy o zasadach przetwarzania danych przed ich przetwarzaniem. Możesz to zrobić, umieszczając odpowiednie zapisy w Twojej polityce prywatności, dodając link do tego dokumentu w ramach Twojego konta na Instagramie.

Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami o ManyChat, serdecznie zachęcam Cię do  zapisu do mojego newslettera. To tam w przystępnej formie przesyłam aktualne i przydatne materiały dla twórców wykorzystujących w swoich działaniach z MCh. A już niedługo będzie dostępny mój produktu zawierający paczkę dokumentów niezbędnych przy korzystaniu z ManyChat w Twojej działalności!