Umowa z kursantem szkoły pływania (pigułka dla szkół)

O wielu biznesach można powiedzieć, że są specyficzne. Że ich działanie wiąże się z określonymi wymaganiami czy procedurami. Bardzo wyraźnie widać to szczególnie w branży edukacyjnej, na przykład w przypadku szkół pływania. Prawne aspekty działalności szkoły pływania są istotne nie tylko z punktu widzenia bezpieczeństwa czy ciągłości funkcjonowania. Dzięki dobrze skonstruowanym umowom (czy kompletnemu regulaminowi), szkoła pływania może zyskać miano świetnie zarządzanej, otwartej na potrzeby i oczekiwania klientów. Jak powinna wyglądać wzorcowa umowa z kursantem szkoły pływania? Oto kilka najważniejszych wskazówek i najlepszych praktyk, czyli pigułka wiedzy dla szkół pływania od Dimotely!

Z tego wpisu dowiesz się między innymi:

• Jakie przepisy stosujemy do umów z pływakami.
• W jakiej formie umowa szkoły z pływakiem powinna być zawarta.
• Jakie dokumenty szkoła może przekazać do podpisu opiekunowi pływaka lub pływakowi.
• W jaki sposób można skutecznie zaakceptować umowę szkoły pływania z kursantem.
• Czy można zawrzeć umowę z niepełnoletnim kursantem.

Prowadzisz szkołę pływania? Jeśli tak, już teraz zachęcam Cię do obejrzenia specjalnego szkolenia za 0 złotych, w którym wraz z Sonią Bochyńską-Knapik opowiadamy o tym, jak od chaosu przejść do rozhulanej i przynoszącej zyski szkoły.

Jakie przepisy stosujemy do umów z pływakami

Na wstępie rozwiejemy często pojawiającą się wątpliwość. Umowa ze szkołą na świadczenie usług nauki pływania to umowa zlecenia, a nie o dzieło.

Potwierdza to Naczelny Sąd Administracyjny [1]:

W świetle ustalonego przez organy administracji stanu faktycznego zasadna jest ocena, że sporne umowy nie były umowami o dzieło, lecz umowami o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia. Organizowanie zajęć pływania dla uczniów szkoły podstawowej na basenie nie może zostać uznane za dzieło, o którym mowa w art. 627 k.c. Tego rodzaju działanie ani samo nie stanowi, ani nie prowadzi do powstania trwałego efektu gospodarczego o charakterze materialnym, a także nie można go uznać za utwór w rozumieniu prawa autorskiego.

 Wyrok z dnia 25 października 2018 roku o sygn. II GSK 3909/16, LEX nr 2604188.

Zatem w przypadku umów z pływakami stosujemy przepisy kodeksu cywilnego dotyczące umowy zlecenia. W praktyce oznacza to kilka rzeczy. Na przykład, że potrzebujemy wskazać, że umowę można wypowiedzieć, i określić termin takiego wypowiedzenia. W przeciwnym razie taka współpraca będzie mogła zostać zakończona w każdym momencie – bez okresu wypowiedzenia.

Umowa z kursantem szkoły pływania – forma zawarcia umowy

Tak naprawdę umowa z pływakiem może zostać zawarta w jednej spośród tych form:

• ustnej,
• pisemnej,
• dokumentowej.

Pamiętaj jednak, że gdy zawierasz umowę on-line lub poza siedzibą swojej szkoły, musisz zadbać o przekazanie klientowi ustaleń. Na przykład w formacie PDF. Bardzo rzadko szkoły pływania zawierają umowy w swojej siedzibie, ale gdyby już do tego dochodziło, można to zrobić nawet ustnie. 

Co oczywiste, większość szkół jednak nie decyduje się na umowy ustne, ponieważ:

• trudno po kilku miesiącach przypomnieć sobie, na co się w taki sposób umawialiśmy,
• każdy może inaczej interpretować słowa użyte w takiej ustnej wymianie, a to z kolei może prowadzić do nieporozumień.

Gdy zasady i warunki współpracy są niepewne, traci głównie szkoła pływania. Nawet w sytuacji, gdy prawo na coś zezwala, nie zawsze warto podejmować określone kroki. Dotyczy to między innymi ustnej formy zawierania umów. 

Aktualnie szkoły pływania bardzo często korzystają z systemów do zarządzania zajęciami pozaszkolnymi, na przykład Luppo. To wygodna i praktyczna forma, w której szkoła otrzymuje regulamin i dodatkowo dokument ze szczegółami zamówienia (nazwa kursu grupowego, liczba zajęć, terminy zajęć itp.).

W Dimotely wiemy, że dedykowane konkretnym biznesom rozwiązania prawne to nieocenione wsparcie. Dlatego stworzyliśmy pakiet przygotowany specjalnie dla szkół pływania. Klikając w poniższą grafikę, obejrzysz kartę tego produktu w naszym sklepie:

Umowa w szkole pływania – jakie dokumenty dla pływaka i/lub opiekuna

Tak naprawdę to, jak dokumenty zostaną nazwane, nie ma znaczenia.  Mogą to być regulaminy, zamówienia, umowy czy karty uczestnika. Najważniejsza jest treść, czyli zawartość. 

Niektóre szkoły decydują się na zawarcie umowy z popisem pływaka lub jego opiekuna albo zawarcie umowy poprzez kliknięcie checkboxa na stronie internetowej z regulaminem. Każda z tych sytuacji jest dozwolona. 

Opracowując w kancelarii propozycje Dimotely dla szkół pływania, przyjęliśmy schemat, który jest kompatybilny z działalnością tych konkretnych biznesów: wygodny dla obu stron umowy. W skład pakietu wchodzą  regulamin do odklikania na stronie i karta uczestnika ze szczegółami dotyczącymi konkretnego kursu/zajęć. Nie zabrakło również niezbędnych zgód oraz klauzul wynikających z RODO. To kompleksowa paczka, która dodatkowo jest również atrakcyjna wizualnie, przejrzysta i zredagowana w zrozumiały sposób.

Skuteczna akceptacja postanowień umowy z kursantem szkoły pływania

Również na tym etapie zawierania umowy istnieje szereg możliwości. Zależą między innymi od przyjętych rozwiązań technologicznych i logistycznych.

Aby skutecznie zaakceptować umowę, kursant może:

• podpisać umowę na papierze długopisem,
• wysłać skany/zdjęcia podpisanej umowy,
• wykorzystać zewnętrzny program do podpisywania umów,
• kliknąć w checkbox w systemie do zarządzania szkołą,
• napisać w treści korespondencji e-mail potwierdzenie, na przykład proste: Akceptuję.

Oczywiście ostrożności nigdy zbyt wiele! W praktyce mogą zdarzyć się bardzo różne sytuacje. Mieliśmy kiedyś w kancelarii przypadek, gdy rodzic kursanta, akceptując umowę w formie mailowej, po kilku miesiącach wyraził sprzeciw co do jakiejś praktyki szkoły wynikającej z umowy. Kiedy szkoła odpowiedziała, że to wynika z zaakceptowanej umowy, rodzic stwierdził, że ten załącznik mu się nie otwierał i nie zapoznał się z jego treścią. To pokazuje, że warto zadbać o pełną czytelność dokumentów i może lepiej zrezygnować z zawierania umów w ten sposób.

Czy można zawrzeć umowę z niepełnoletnim pływakiem?

W zajęciach szkół pływania uczestniczą osoby w różnym wieku, natomiast wiele kursów organizowanych jest właśnie dla nieletnich. Co wtedy?

Pamiętaj, zawsze w takiej sytuacji potrzebujesz pozwolenia/zgody od rodzica czy opiekuna prawnego. Dlatego najlepiej umowę zawrzeć z osobą dorosłą. Dzięki temu ograniczysz formalności, ilość dokumentów oraz dodatkowych obowiązków prawnych. Również z tego powodu w naszym pakiecie dodaliśmy jasny podział w zapisach dotyczących:

• danych pływaka (wystarczy imię i nazwisko),
• opiekuna prawnego (większy zakres danych podmiotu, z którym zawierana jest umowa).

Pakiet dokumentów dla szkół pływania od Dimotely

To najważniejsze kwestie, które w toku prac nad pakietem prawnym dla szkół pływania pojawiły się w zespole Dimotely. Staraliśmy się zaadresować te aspekty działania szkół, które wynikają z najczęściej przyjmowanych rozwiązań organizacyjnych. Kluczowe podczas tych prac było takie przygotowanie całości, aby maksymalnie ułatwić etap zawierania umów, a jednocześnie żeby:

• zapisy w dokumentach były przejrzyste,
• ilość dokumentów ograniczała się do niezbędnego minimum,
• interesy obu stron były zaopiekowane.