Regulamin szkoły pływania – najczęstsze błędy

Przygotowanie odpowiednich dokumentów prawnych to absolutna podstawa w każdej działalności. Nie inaczej jest w przypadku szkół pływania, które w Dimotely postanowiliśmy wyposażyć w możliwie najlepiej przygotowany pakiet (regulamin szkoły pływania, karta uczestnika, zgody i RODO).

W procesie przygotowywania tego produktu przeanalizowaliśmy mnóstwo istniejących dokumentów. A z pomocą osób z branży udało się nam również wyłonić te obszary, które szczególnie wymagają szczególnej troski. Analizując obowiązki prawne właścicieli, potrzeby kursantów oraz wyzwania logistyczne i technologiczne, stworzyliśmy paczkę dokumentów, które pozwalają unikać błędów mogących kosztować nerwy, czas i mnóstwo pieniędzy. Z poszanowaniem praw obu stron!

Regulamin szkoły pływania to dokument, który ma chronić interesy zarówno szkoły, jak i osób uczestniczących w kursach czy pobierających pojedyncze lekcje. Jak jest w praktyce? Jakie błędy pojawiają się w regulaminach najczęściej? Przedstawiam krótki przewodnik po błędach w regulaminach szkół pływania. I oczywiście podpowiadam, jak ich uniknąć!

W tym artykule przeczytasz o 6 najczęściej pojawiających się błędach. Są to braki dotyczące:

• dokładnej definicji przedmiotu umowy oraz określenia obowiązków stron,
• wskazania minimalnej liczby uczestników zajęć grupowych,
• określenia zasad odwoływania zajęć i rezygnacji z zajęć oraz żądania opłat w takich sytuacjach,
• informacji o możliwości złożenia reklamacji,
• informacji o możliwości odstąpienia od umowy oraz
• zapisów o ochronie danych osobowych.

Poniżej omawiam je po kolei, ale zanim przejdę do szczegółów, zachęcam Cię do obejrzenia szkolenia za 0 złotych. Wraz z Sonią Bochyńską-Knapik, przedsiębiorczynią, właścicielką szkoły pływania, sportsmanką mówimy o tym, jak od chaosu przejść do zarządzania przynoszącą zyski szkołą pływania. Posłuchaj! Klikając w grafikę poniżej, otworzysz w nowej zakładce przeglądarki stronę z zapisem na szkolenie.

Błąd 1. Nie wiadomo na co się umawiamy i kto ma jakie obowiązki

Regulamin powinien jasno określać przedmiot umowy, czyli rodzaj zajęć pływania, ich częstotliwość, czas trwania, a także miejsce odbywania się zajęć.

Oprócz tego przepisy wskazują także, jakie obowiązki informacyjne względem klientów będących konsumentami ma przedsiębiorca. Mówi o tym art. 8 Ustawy o prawach konsumenta, którego skrócony zapis przytaczam poniżej:

Najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta, o ile informacje te nie wynikają już z okoliczności, w sposób jasny i zrozumiały o:

1)  głównych cechach świadczenia, z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem;

2)      swoich danych identyfikujących (…);

3)      łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami (…);

4)      sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę oraz stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji;

5)      przewidzianej przez prawo odpowiedzialności przedsiębiorcy za zgodność świadczenia z umową;

6)      treści usług posprzedażnych i gwarancji;

7)      czasie trwania umowy lub – gdy umowa zawarta jest na czas nieoznaczony lub ma ulegać automatycznemu przedłużeniu – o sposobie i przesłankach wypowiedzenia umowy;

8)      funkcjonalności towarów z elementami cyfrowymi, treści cyfrowych lub usług cyfrowych oraz mających zastosowanie technicznych środkach ich ochrony.

Regulamin szkoły pływania a obowiązki w umowach zawieranych z konsumentami

W sytuacji zawierania umów poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość ustawa również określa obowiązki informacyjne w umowach z konsumentami.  Poniżej kilka przykładów takich obowiązków.

Podmiot organizujący zajęcia musi w regulaminie / umowie powiadomić konsumentów między innymi o:

• głównych cechach świadczenia usługi z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem;
• swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany;
• adresie przedsiębiorstwa, adresie poczty elektronicznej oraz numerze telefonu, pod którymi konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą.

Musi również:

• zagwarantować zachowanie pisemnej korespondencji pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą, w tym daty i godziny takiej korespondencji,
• spełniać wymogi trwałego nośnika,
• umożliwić szybkie i efektywne kontaktowanie się konsumenta z przedsiębiorcą;
• poinformować o łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami, a gdy charakter przedmiotu świadczenia nie pozwala, rozsądnie oceniając, na wcześniejsze obliczenie ich wysokości – sposobie, w jaki będą one obliczane.

Podstawowy wniosek jest zatem taki, że każdy jeden dokument może być obwarowany przepisami wynikającymi z ustaw, które pozornie niewiele mają wspólnego z nauką w ogóle czy nauką pływania. 

Spełnienie wszystkich istotnych obowiązków wymaga specjalistycznej wiedzy i znajomości niuansów. Dlatego stworzenie takiego regulaminu czy umowy z pływakami warto oddelegować ekspertom – na przykład kancelarii prawnej.

Błąd 2. Brak wskazania minimalnej liczby uczestników zajęć grupowych

Zawierając umowę z kursantem, szkoła pływania ustala z klientem podstawowe zasady wykonywania usług. Jedną z bardzo istotnych rzeczy jest wskazanie minimalnej liczby uczestników – szkoła nie powinna bez tej informacji jednostronnie stwierdzić, że na przykład dla 3 osób nie bedzie przeprowadzać zajęć, bo to się nie opłaca. Bezwzględnie należy to wpisać w umowie lub regulaminie.

Brak minimalnej liczby uczestników zajęć grupowych w szkole pływania może mieć wiele negatywnych konsekwencji. I to zarówno dla szkoły, jak i dla jej uczniów. Przede wszystkim to straty finansowe: szkoła pływania ponosi koszty prowadzenia zajęć grupowych, takie jak wynajmowanie basenu, opłacanie instruktorów. Jeśli liczba uczestników jest zbyt mała, szkoła może nie móc pokryć tych kosztów i ponieść straty.

Natomiast kiedy w umowie nie znajdują się informacje o możliwości odwołania zajęć lub zmiany grup, szkoła nie może samodzielnie zmieniać zasad. W praktyce jest to bowiem zmiana umowy (tak, zmiana regulaminu jest zmianą umowy!).

Szkoła może, a nawet powinna: 

• ustalić minimalną liczbę uczestników, która jest wymagana do rozpoczęcia zajęć,
• maksymalną liczbę uczestników, aby zapewnić optymalne warunki nauczania.

Błąd 3. Brak wskazania zasad odwołania zajęć i rezygnacji z zajęć oraz żądania opłat w każdej sytuacji

Szkoły pływania błędnie wyłączają lub narzucają klientowi z góry zasady i możliwości odwoływania czy odrabiania zajęć. Często zdarza się, że błędnie zastrzegają brak możliwości zwrotu opłat za niezrealizowane zajęcia.

Nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, ale w  rejestrze klauzul niedozwolonych znajdują się zapisy również z tej kategorii. Dlatego każda szkoła pływania chcąca działać zgodnie z prawem powinna wystrzegać się w swoich dokumentach określonych zapisów oraz nie stosować niezgodnych z prawem praktyk.

Przykłady klauzul niedozwolonych dotyczących odwoływania zajęć, rezygnacji i związanych z tym opłat

Poniżej kilka przykładów klauzul, które zostały uznane za niedozwolone wraz ze wskazaniem wyroków, w których można odnaleźć orzeczenia sądów.

„Nieobecność na zajęciach nie stanowi podstawy do zwrotu opłaty, niezależnie od powodu lub czasu trwania nieobecności”.

 Wyrok SA w Warszawie z 14.10.2015 r., VI ACa 1448/14, MSiG 2016, nr 99, poz. 12768

„Nieprzestrzeganie któregokolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu może spowodować wykreślenie Uczestnika z kursu, bez obowiązku zwrotu dokonanych opłat”.

Wyrok S.OKIK w Warszawie z 12.08.2015 r., XVII Amc 67/15, MSiG 2015, nr 222, poz. 17806

„Długotrwała absencja na zajęciach lub nie zgłoszenie rezygnacji z kursu w trakcie jego trwania, niezależnie od przyczyny, nie zwalnia z obowiązku wniesienia pełnej opłaty za kurs”.

Wyrok S.OKIK w Warszawie z 12.08.2015 r., XVII Amc 34/15, MSiG 2015, nr 222, poz. 17808

„Rezygnacja z kursu po pierwszych trzech zajęciach nie przewiduje żadnego zwrotu kosztów uczestnikowi, również pomimo braku kontynuacji, Uczestnik zobowiązany jest do uiszczenia całości kwoty za kurs”.

Wyrok S.OKIK w Warszawie z 12.08.2015 r., XVII Amc 68/15, MSiG 2015, nr 222, poz. 17807

„W przypadku rezygnacji w trakcie trwania kursu z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy, Usługodawcy przysługuje opłata za usługę do końca obowiązywania niniejszej umowy. Usługodawca może zrezygnować z powyższej należności w szczególnie uzasadnionych przypadkach”.

Wyrok S.OKIK w Warszawie z 17.03.2008 r., XVII Amc 61/05, MSiG 2008, nr 54, poz. 3443

„Nierozpoczęcie lub przerwanie nauki przez Zlecającego lub Ucznia nie jest równoznaczne z rezygnacją, odstąpieniem, wypowiedzeniem lub rozwiązaniem niniejszej Umowy i nie wpływa na zakres zobowiązania Zlecającego wobec Wykonawcy, w szczególności w zakresie zapłaty ceny”.

Wyrok S.OKIK w Warszawie z 21.09.2017 r., XVII Amc 1926/15, MSiG 2018, nr 1, poz. 170 

„Przy rezygnacji z kursu po rozpoczęciu zajęć zwracana jest kwota pomniejszona o koszt zajęć, które się odbyły oraz kwotę stanowiącą 20% wartości zajęć pozostałych do końca semestru (cena kursu bez rabatu)”;

„Przy rezygnacji z kursu w okresie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem zajęć zwracana jest wpłacona kwota pomniejszona o kwotę stanowiącą 20% wartości ceny kursu bez rabatu”;

„W przypadku dokonania rezerwacji, wpłacenia zaliczki i nieopłacenia kursu w wyznaczonym terminie, słuchacz zostaje skreślony z listy uczestników a wpłacona zaliczka nie podlega zwrotowi”.

Wyrok SA w Warszawie z 14.10.2015 r., VI ACa 1448/14, MSiG 2016, nr 99, poz. 12768

„W przypadku podjęcia nauki przez Słuchacza w trakcie trwania danego semestru, jest on zobowiązany do zapłaty czesnego za cały semestr. W takim przypadku zaległe raty Słuchacz jest obowiązany opłacić w najbliższym przypadającym terminie opłaty raty czesnego”.

„Słuchacz oświadcza, że w przypadku zmniejszenia się podczas trwania nauki liczebności grupy poniżej 20 osób nie będzie rościć żadnych pretensji do rozwiązania grupy i przejścia do zaproponowanej innej grupy, na inny zaproponowany kierunek lub dołączenia do grupy w terminie późniejszym np.: o semestr później lub odebrania dokumentów i rozwiązania umowy”.

Wyrok S.OKIK w Warszawie z 21.05.2014 r., XVII Amc 9068/12, MSiG 2014, nr 200, poz. 13968

Błąd 4. Brak informacji o możliwości złożenia reklamacji

Zapisy w regulaminie powinny wprost informować o tym, jak można złożyć reklamację w przypadku niezadowolenia z zajęć. Musimy zatem określić terminy składania reklamacji, a także sposób jej rozpatrywania.

Wynika wprost z Ustawy o prawach konsumenta. Przedsiębiorca jest obowiązany udzielić odpowiedzi na reklamację konsumenta w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli tego nie zrobi, uważa się, że uznał reklamację. Co ważne, odpowiedzi należy udzielić na papierze lub innym trwałym nośniku.

Również w obowiązkach informacyjnych znajdziemy obowiązek informowania klientów o sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę oraz stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji. Najlepiej zatem, gdy w dokumencie zamieścimy pełen opis takiej procedury – ze wskazaniem sposobów, terminów i form składania reklamacji oraz jej rozpatrywania.

Błąd 5.  Brak informacji o możliwości odstąpienia od umowy

Zgodnie z art. 27 Ustawy o prawach konsumenta konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów – z wyjątkiem kosztów wskazanych wprost w ustawie. 

Oprócz tego, w tej samej ustawie został wskazany wzór pouczenia o odstąpieniu od umowy. Jego przedstawienie jest jednym z wymogów informacyjnych, o których wspomniałam powyżej.

W przypadku szkół pływania do zawierania umów najczęściej dochodzi właśnie poza siedzibą firmy. Myślę, że śmiało można powiedzieć, że aktualnie większość takich umów zawiera się online. 

W tym miejscu wspomnieć należy jeszcze o jednym zapisie z ustawy.

Ustawodawca przewidział wyjątki od prawa do odstąpienia od umowy, które są uregulowane w art.  38. Ustawy o prawach konsumenta. Czytamy w nim, że:

prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów: oświadczenie usług, za które konsument jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości.

Dlatego tak ważne jest odpowiednie złożenie takiego oświadczenia przez konsumenta, aby szkoła pływania mogła się zabezpieczyć przed odstąpieniem od umowy.

W stworzonym przez Dimotely pakiecie dokumentów dla szkół pływania, konkretnie w Karcie Uczestnika mamy załącznik w postaci zgody. I właśnie jedna z odbieranych zgód jest zgodą dotyczącą prawa do odstąpienia od umowy zawieranej online. 

Błąd 6. Brak informacji o ochronie danych osobowych

Temat danych osobowych – mimo że wałkowany bardzo regularnie od kilku lat w ramach RODO – nadal może przysparzać wątpliwości.  Dokumenty szkół pływania – tak, jak dokumenty innych podmiotów – muszą informować o tym, jak przetwarzane są dane osobowe uczestników zajęć. Należy określić cel przetwarzania danych osobowych, a także prawa uczestników zajęć w zakresie dostępu do danych osobowych, ich poprawiania, usuwania lub ograniczenia przetwarzania.

Mają tu zastosowanie między innymi:

• art.  4a Ustawy o prawach konsumenta,  
• art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy  Prawo przedsiębiorców,
• art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Zgodnie z art. 13 RODO jeżeli dane osobowe osoby, której te dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie następujące informacje:

a) swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;

b) gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;

c) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania;

d) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;

e) informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;

f)  gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (…).

Regulamin szkoły pływania a rzetelna i zgodna z wymogami prawnymi informacja o ochronie danych osobowych

Do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania niezbędne jest również wskazanie:

a) okresu, przez który dane osobowe będą przechowywane (…)

b) informacjach o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

c) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – informacji o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

d) informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

e) informacji, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;

f) informacji o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

Brak informacji o ochronie danych a potencjalne kary

Za brak spełnienia obowiązku informacyjnego PUODO może nałożyć karę administracyjną w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Klauzula RODO powinna zatem zostać dodana do dokumentów, które szkoła przygotowuje dla pływaka. Co bardzo istotne, nie można zbierać dowolnej ilości danych od pływaka lub jego rodziców. Zawsze w takich sytuacjach pamiętajmy o zasadzie minimalizacji wynikającej z RODO.

Pakiet dokumentów dla szkół pływania od Dimotely

Wspomniany na początku artykułu pakiet dokumentów skonstruowanych specjalnie z myślą o szkołach pływania, dostępny jest już w sklepie Dimotely. Klikając poniższą grafikę, przeniesiesz się na kartę produktu w sklepie:

Prowadzisz biznes i potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentów takich jak te, które w Dimotely stworzyliśmy dla szkół pływania? Chcesz od chaosu przejść płynnie do prowadzenia dochodowej, świetnie postrzeganej przez klientów firmy? Skontaktuj się ze mną, wysyłając wiadomość pod adres: kontakt@krzywicka.pl.

A jeśli interesują Cię zagadnienia takie jak e-commerce, prawo w biznesie czy dostępność cyfrowa, zachęcam Cię do śledzenia treści, które publikuję w swoich kanałach: na Instagramie, YouTubie oraz na blogu Dimotely.